Automatyzacja obsługi klienta

Konsultanci w Twojej firmie nie nadążają za zapytaniami?
‍

• Live chat: wirtualny asystent AI może na bieżąco obsługiwać zapytania i tym samym zminimalizować konieczność użycia zasobów ludzkich. Dzięki chatbotowi nie tylko oszczędzisz czas i pieniądze, ale także łatwo zbierzesz dane na temat problemów Twoich klientów.‍
• Optymalne zarządzanie zgłoszeniami: automatycznie analizuj i kategoryzuj zgłoszenia w taki sposób, aby te najpilniejsze (np. dotyczące zakupu produktu) pojawiły się na samej górze listy.

Twoja firma obsługuje klientów mówiących w różnych językach?
‍

• Dwukierunkowe tłumaczenia: skorzystaj z automatyzacji na dwojaki sposób. Nie tylko zapytania klientów, ale także odpowiedzi Twoich pracowników mogą być przetłumaczone. W ten sposób dwie osoby mówiące w różnych językach będą w stanie łatwo się komunikować. 
• Zwiększenie zadowolenia klientów: ta automatyzacja w dziale obsługi klienta  działa w czasie rzeczywistym, co zapewnia szybki dostęp do wygenerowanych tłumaczeń. Klienci nie będą musieli czekać na odpowiedź, która mogłaby być opóźniona przez proces analizy i ręcznego tłumaczenia. ‍
• Jeden pracownik, wiele języków: poprzez wprowadzenie automatycznych tłumaczeń eliminujesz problem zatrudniania wielu specjalistów (osobno dla każdego obsługiwanego języka), a tym samym wprowadzasz sporą oszczędność.

Twoi klienci niecierpliwią się, bo nie są na bieżąco informowani o statusie ich zgłoszenia?
‍

• Uproszczone zarządzanie: wprowadź przejrzyste dashboardy, aby każdy pracownik miał wgląd w przypisane do niego sprawy, ich status, a także szczegóły zgłoszeń. Centralne zarządzanie pozwala także na przypisywanie klientów do innych pracowników (np. w sytuacji, w której osoba obsługująca zgłoszenie wzięła urlop).‍
• Automatyczne alerty: spraw, aby klienci zawsze czuli się zaopiekowani automatycznie wysyłając im powiadomienia o statusie ich zgłoszeń. Wiadomości będą rozsyłane na podstawie informacji z systemu, w którym zagregujesz wszelkie dane (np. data i godzina zgłoszenia, osoba obsługująca zgłoszenie). Dzięki tej automatyzacji bez jakiegokolwiek nakładu pracy znacząco podniesiesz zadowolenie ze swoich usług.

Dla każdego klienta przygotowujesz osobną prezentację ofertową?

‍

• Generowanie prezentacji: Twoi pracownicy uzpełnią ankietę zawierającą wszelkie wymagane pola (np. nazwa klienta, budżet, ilość godzin), a  prezentacja ofertowa automatycznie wygeneruje się na wybranym przez nich szablonie. W ten sposób nie tylko skrócisz proces ofertowania, ale także zachowasz spójność i wyeliminujesz jakiekolwiek błędy, które mogłyby wystąpić podczas wprowadzania danych ręcznie (np. nieprawidłowe formatowanie).‍
• Archiwizacja i analiza danych dzięki AI: automatyzacja obsługi klienta sprawia, że zarówno poprzednie jak i nowo wygenerowane oferty zarchiwizują się w jednym miejscu, aby umożliwić automatyczne tworzenie podsumowań i ułatwioną analizę danych. Dzięki temu w kilka minut sprawdzisz jaka była średnia cena za daną usługę lub jaki był procent odrzuconych ofert w poprzednim kwartale.

Zarządzanie zwrotami i reklamacjami pochłania zbyt wiele czasu?

‍

• Intuicyjne formularze zgłoszeniowe: klient wypełnia prosty formularz, a dane automatycznie trafiają do bazy, co zapewnia ich aktualność i eliminuje ręczne wprowadzanie informacji.
• Automatyczne aktualizacje dla klientów: dzięki automatyzacji, klienci są informowani o statusie zwrotu lub reklamacji w odpowiednich momentach, bez potrzeby angażowania dodatkowego personelu.‍
• Sprawna wymiana danych między działami: procesy zwrotów i reklamacji wymagają współpracy różnych działów. Automatyzacja umożliwia bieżące przesyłanie informacji, co znacząco skraca czas realizacji i minimalizuje błędy.

Zdarza się, że klienci są sfrustrowani, bo nie mogą uzyskać trafnej odpowiedzi na swoje pytania?
‍

• Łatwiejsze zrozumienie klienta: automatyzacja w obsłudze klienta pozwala na utworzenie bazy danych, w której znajdą się wszystkie dotychczas otrzymane zapytania. Sprawdzenie bazy danych to świetne szkolenie dla nowych pracowników, jak również jest ona miejscem na szukanie podpowiedzi w przypadku nieoczywistych zapytań.‍
• Przyspieszenie obsługi klienta: jeśli problem, z którym przyszedł do Ciebie Twój klient jest już opisany w bazie, pracownik w łatwy sposób go odszuka i sprawdzi możliwe rozwiązania. Dzięki temu czas poświęcony danej sprawie zostanie znacznie skrócony.

Przez brak centralnego źródła wiedzy Twoi pracownicy za każdym razem od nowa komponują odpowiedzi dla klientów?
‍

• Uspójnienie komunikacji: dzięki centralnej bazie pytań i odpowiedzi, pracownicy będą mieli dostęp do szablonów, który w łatwy sposób spersonalizują i wyślą klientowi. Taka automatyzacja obsługi klienta sprawi, że komunikacja z klientem zostanie uspójniona, a ryzyko popełnienia błędu znaczne zmniejszone.‍
• Automatyczne odpowiedzi: poprzez zebranie wszystkich odpowiedzi w jednym miejscu, możliwa jest implementacja automatycznych odpowiedzi. AI przeanalizuje zapytanie, a następnie wybierze z listy odpowiednie rozwiązanie. Dzięki temu znacząco zmniejszysz ilość zapytań, do obsługi których wymagani są pracownicy.

Przez zaangażowanie w obsługę klienta wielu działów naraz (np. serwisu, sprzedaży), procesy wydłużają się w nieskończoność? 
‍

• Centralne zarządzanie: jeśli każdy dział korzysta z własnego programu do zarządzania możesz połączyć je za pomocą automatyzacji. Wykorzystuj wybrane dane z każdego działu, aby stworzyć dashboardy, na których współpracownicy odnajdą wszystkie wymagane informacje (np. osoba z działu sprzedaży sprawdzi, które produkty generują najwięcej zapytań w dziale obsługi klienta).‍
• Automatyczne przypisywanie zadań: automatyzacja obsługi klienta może przypisywać zadania do odpowiednich osób lub działów w zależności od tego, na jakim etapie obsługi jest klient. Np. jeśli klient podczas rozmowy z konsultantem wyrazi chęć zakupu produktu, może zostać automatycznie przypisany do działu sprzedaży.

Chcesz badać poziom obsługi, ale wydaje Ci się to czasochłonne i trudne w utrzymaniu? 
‍

• Automatyczne ankiety: Twój wirtualny asystent AI może na bieżąco kontrolować istotne interakcje, takie jak zakończenie rozmowy z obsługą klienta, zamknięcie zgłoszenia serwisowego, czy dokonanie zakupu, aby w odpowiednim momencie wysłać do klienta jedną z ankiet. Po ich uzupełnieniu wyniki będą automatycznie agregowane w bazie.‍
• Szybkie działanie: natychmiastowa agregacja wyników ankiet pozwala na wysyłanie automatycznym alertów w przypadku zdarzeń krytycznych (np. bardzo niskie zadowolenie klienta z obsługi lub zgłoszenie błędu w zamówieniu). Dzięki temu Twoi pracownicy będą mogli szybko zareagować na jakiekolwiek problemy i tym samym znacząco podnieść jakość obsługi.